Üdvözlet a Szervezeti Ombuds Világában!
Kik is vagyunk? A szervezeti ombuds egy bizalmas, semleges személy, aki a munkavállalókkal és a vezetéssel együttműködve oldja meg a szervezeten belüli problémákat.
Mi is a feladatunk?
Az ombuds meglehetősen széleskörű feladatkörének ellátása során többféle minőségben jár el. Az ombuds megkeresés (ombudshoz való fordulás) esetén forrásként és segítőként működik, azaz a megfelelő – házon belüli, vagy külső személyhez – irányítással ad segítséget a probléma megoldásának lehetőségeként. Feladatai gyakran a kommunikáció, oktatás (workshopok, prezentációk, jelentések megtétele, Etikai Kódex elkészítése-felügyelete), munkavállaló- külső személy meghallgatása (aktív hallgatás művészete). Más esetekben a munkavállalóval együtt dolgozik egy adott probléma, panasz integratív, nem polarizált megoldásának kidolgozásában (alternatív vitarendezési technikák alkalmazásával).
Végül az esetek kis, de a vállalat szemszögéből jelentős százalékában az ombuds olyan súlyos visszaélésről, illegális magatartásról, etikai vétségről szerez tudomást, amely, általában egy látencia marad a szervezeti rendszerben, azaz egy/több azonosítatlan etika sérelem, szabálysértés vagy bűncselekmény lappangana, mely ha nyilvánosságra kerül a vállalatnak komoly hírnévromlást, nagy mértékű költséget és esetlegesen büntetőeljárást jelentene.
Hogyan is működünk?
A Nemzetközi Ombudsok Szövetsége (IOA) létrehozta az Ombuds Etikai Kódexét, mely alapján minden szervezeti ombuds gyakorolja tevékenységét. Az ombuds tevékenységének központi eleme az ombuds alapelvek tiszteletben tartása.
Ezek a princípiumok:
Semlegesség, pártatlanság:
Az ombudsman, mint kijelölt független személy köteles a folyamat végéig semlegességét megőrizni és összeférhetetlenséget fenntartani.
Kötetlenség/ Informalitás:
Az ombudsman semmilyen bírósági vagy közigazgatási eljárásban nem vesz részt, mert az ombuds-i tevékenység egy informális, kötetlen eljárás.
Függetlenség:
Az ombuds iroda egy adott szervezeti egységen belül a legmagasabb szinten működő független szervezet.
Titoktartás (bizalmasság, diszkréció):
Mit nyer a szervezet/vállalat a szervezi ombuds megbízásával?
- Költségcsökkentési eredményességet: Segít a szervezeteknek csökkenteni a konfliktusokkal kapcsolatos költségeket azáltal, hogy informálisan oldja meg a vitákat és segít elkerülni a felek erőforrás-, idő- és energiapazarlását a formális panaszfolyamatokban és peres eljárásokban;
- Humanizálást: Egy szervezetet azáltal, hogy a munkavállalóknak/tagoknak / vezetőknek / partnereknek biztonságos és informális lehetőséget biztosít a meghallgatásra, segítséget nyújt: az aggodalmak kezelésében.
- Nulla akadályt: Egy teljesen biztonságos és elérhető személy a szervezeten belül mindenki részére. Esetlegesen vezetői megkeresés esetén komoly problémákat tárhat fel (visszaélés, illegális tevékenység, csalás, korrupció etc.) az ombudsman előtt, amely nem ütközik sem jogi- sem szervezeti szabálysértésekbe, de a szervezeten belül visszásságok megakadályozására nyílik mód;
- A megoldás lehetőségeinek meghatározásában: A konfliktusban lévő felek közötti kommunikációs módszerek felhasználásában; konfliktusmegoldó készség képzésében/oktatásában és a felfelé (vezető felé közvetlen) visszajelzésben a konfliktusok trendjeiről, a kisebb, egyszerűbb problémákról vagy a szervezeti vezetők számára fontos egyéb kérdésekről;
- Korai jelzőrendszert (jelentés, ajánlás): Az összegyűjtött mintákat és tendenciákat az ombudsman névtelenül megosztja a felső vezetéssel és a humán erőforrás szakemberrel annak érdekében, hogy a hivatalos csatornák képeseklegyenek proaktívan és diszkréten kivizsgálni a kérdést, mielőtt rosszabbodna a helyzet vagy jelentős negatív hatásként jelenne meg (Mosonyi Diana: Miért jó a szervezeti ombuds?). Mindezzel felhívja a figyelmet a rendszerszintű problémákra, visszaélésekre, elősegíti a vállalati társadalmi felelősségvállalást és javíthatja például a belső szabályzatokat, szervezeti kultúrát, a munkavállalói légkört, a szervezet jó hírnevét;
- Központi áttekinthetőséget: Az egész szervezetről gyűjt és kap információkat, amelyek legyenek bár problémák, innovációk, de hozzájárulnak a jelentés és ajánlás lehetőségéhez, a szervezetrendszer javításához, fejlesztéséhez, módosításához, valamint csökkentheti a vállalaton belüli kockázatokat;
- Megfelelő vitarendezést: A formális és informális konfliktuskezelés támogatása, valamint a szükségtelen konfliktusok mellőzése, megelőzése; és kevesebb időráfordítás a konfliktusok kezelésére szervezeten belül például a HR időfelszabadítása;
- Informális tényfeltárást: A megkeresés és tényfeltárást követően átirányítja az egyéneket a szervezeten belüli megfelelő formális folyamatokhoz és erőforrásokhoz;
- Bizalomépítést: A közösségi/munkahelyi/üzleti bizalom kiépítésével a megkeresések száma nőhet, a bejelentő tud félelem nélkül beszélni, így megakadályozhatja például az elfogultság és a zaklatással kapcsolatos problémák eszkalálódását, az üzleti nézeteltéréseket (késedelmes fizetés, szállítási problémák, rendeléshiány);
Mediáció
Milyen ügyekben tudok segíteni?
- Gazdasági ügyekben
- Fogyasztóvédelmi ügyekben
- Polgári ügyekben
- Facilitátor
- Munkahelyi konfliktuskezelés
Miért is kell a közösségnek/vállalatnak a szervezeti ombuds?
Mert, a hagyományos jogi-, HR- és whistleblowing csatornákat és osztályokat kiegészítve az ombuds akadálymentes első megállóhelyként működik az alkalmazottak, valamint a vezetők, menedzserek és mások (egyéb szervezettel kapcsolatban álló személyek) számára, akik útmutatást, információt és meghallgatást keresnek egy független, pártatlan, informális és megbízható tanácsadótól (Ellen M. Miller: Is it time to Call the Ombuds?). Emellett időt- és egyéb forrásbevonást-, és költséget takarít meg a vállalat számára, és folyamatosan „just in time”, egy az egyben fejleszti a hozzá fordulók konfliktuskezelési, kommunikációs képességeit (Scott Deyo&Kevin Jessar), ezáltal segít megerősíteni a szervezet alapvető értékeit és kultúráját, segít a bizalom kiépítésében és az etikus, értékközpontú munkakörnyezet kialakításában (Mary Rowe and Randy Williams: Organizational Ombudsman), erősbíti piaci szerepét és jóhírnevét.
Az ombuds, mint egy triász (Mary Rowe and Randy Williams (2014) tanulmányában használta a „triász” kifejezést.) együtt dolgozik (ajánlásokat-, javaslatokat tesz oktatást képzést szervez) a vállalat felügyeleti, személyzeti, felsővezetési csoportjaival, így az új problémát felismerve „korai figyelmeztető” csatornaként szolgál.
Az ombuds bevezetése és az etikus működés megerősítése hosszú távú előnyöket hozhat a szervezet számára. A dolgozók megbízhatnak a szervezetben, hatékonyabban oldhatók meg a konfliktusok, növekszik a munkahelyi elégedettség és csökken a kockázat az etikai visszaélések tekintetében. Ezáltal a szervezet versenyképesebbé, fenntarthatóbbá és gazdaságosabb működésűvé válhat a hosszú távon!
Szervezeti ombuds az, aki a közösségek tagjainak támogatására és segítésére szolgál. Mint szervezeti ombuds, az én célom, hogy segítsek egy szervezetnek – legyen az munkavállaló, felsővezető, tag, üzleti partner stb.- meghallgatni, feltárni a szükségleteket, közösen megoldást találni, mellyel egyben támogathatom a vezetőséget a munkahelyi/közösségi kihívások kezelésében, és hozzájárulok egy pozitív és egészséges társadalmi-/munkakultúra kialakításához.
Fontos kiemelni, hogy az ombuds rendszer hatékony működéséhez megfelelő képzésre és erőforrásokra van szükség, valamint a vezetőség támogatására és elkötelezettségére, amelynek elemi és nélkülözhetetlen első lépése a felkeresés.
